コラム

見積りを比べるときは、金額の前に前提をそろえてください。契約形態、採用したい人数と時期、返戻の条件。この3つがそろっていない見積りは、数字を並べても優劣が出ません。同じ職種でも、1名の採用と3名の採用では条件が変わることがありますので、依頼先を絞る前に前提を書き出しておくと迷いません。

社内では、紹介会社とやりとりする窓口と、採用を決める順番を先に決めておいてください。窓口が複数あると、候補者への回答が部署ごとに変わり、選考の途中で条件の食い違いが出ます。決裁が何段階あるかも共有しておくと、回答までの日数を現実的な範囲でお約束できます。面接に出る方が変わる場合は、誰が何を見るのかも先に決めておくと選考が早く進みます。

人材紹介の費用は、採用した方の理論年収に一定の料率を掛けて計算するのが一般的です。理論年収には基本給と固定的な手当、賞与の見込みが含まれます。通勤手当や時間外手当の実績が含まれるかどうかは会社ごとに扱いが違うため、契約書の定義を確認してください。料率は 30% 前後が目安とされますが、職種や採用の難易度によって変わります。母集団が小さい職種ほど高くなりやすく、同じ会社でも職種ごとに料率が違うことがあります。専門性が高く母集団が小さい職種ほど高くなる傾向があります。また、複数名の採用をまとめてご依頼いただく場合や、継続的にご依頼いただいている場合に料率を調整することもあります。見積りの段階で、何に対して何％なのかを必ず書面で確認してください。口頭の説明だけで進めると、入職後に認識の違いが出ることがあります。

早期に退職した場合に紹介手数料の一部が返金される規定です。期間と返金割合の組み合わせで決まるため、「1か月以内は8割」「3か月以内は5割」といった段階を具体的に確認します。自己都合と会社都合で扱いが変わる場合もあります。返金ではなく、同条件で代わりの方をご紹介する「フリーリプレイス」を採る会社もあります。どちらを選べるか、選べる場合の期限はいつまでかも、契約書に書かれているかを確かめてください。どちらが自社に合うかは、採用の緊急度によって変わります。すぐに人が必要な場合は代替紹介、予算の管理を優先する場合は返金のほうが扱いやすいでしょう。なお、試用期間中の退職、入職前の辞退、内定辞退では扱いが異なることが多いため、それぞれの場合をあらかじめ確認しておくと安心です。

派遣は時間あたりの料金、紹介は一度の手数料と、費用の発生のしかたが違います。単純な総額比較ではなく、その業務を何年続けるのか、繁忙の波があるかを前提に比べると判断しやすくなります。たとえば通年で必要な業務を3年続けるなら、派遣料金の累計は紹介手数料を上回ることが多くなります。逆に、来年も同じ人数が要るか分からない工程では、先に手数料を払い切る形は選びにくくなります。反対に、繁忙期の3か月だけ人数を増やしたい工程では、派遣のほうが総額を抑えられます。紹介予定派遣は、一定期間いっしょに働いてから直接雇用へ切り替える形で、費用は派遣料金と切替時の手数料の組み合わせになります。判断に迷う場合は、その業務が「いつまで続くか」から考えると整理しやすくなります。

募集を始める前に、任せる業務の範囲、評価のしかた、入職後に誰が指導するかを決めておくと、紹介会社への説明が具体的になり、候補者にも同じ内容が伝わります。あわせて、選考の進め方と回答までの日数も決めておきましょう。候補者は複数社を並行して受けていることが多く、回答が遅れるほど辞退の可能性が高まります。書類選考は3営業日以内、面接後の回答は2営業日以内を目安にすると、選考の途中で離れる方が減ります。面接では、条件の確認だけでなく、入職後の1か月で何を覚えてもらうかを具体的に伝えると、入職後の認識のずれが小さくなります。

費用は料率だけでは比べられません。定義・返戻・業務の続き方の3点を確認したうえで、他の契約形態と並べて検討することをおすすめします。当社では、ご相談の段階で、その業務が通年で必要か、繁忙期だけ増えるのかをうかがい、派遣・紹介・紹介予定派遣・請負のどれが合うかを一緒に整理しています。費用の見積りは、選んだ形ごとに出しますので、金額だけでなく運用の手間まで含めて比べていただけます。まだ募集を決めていない段階でも構いません。作業記録を1〜2週間お預かりして、必要な人数と期間を数値で確かめるところから始められます。数字にしてみると、増員より先に段取りを見直したほうが早い、という結論になることもあります。