ホームページ制作の納品物｜受け取り時の確認項目

ホームページ制作の納品物は、一つのファイルとは限りません。公開されるページ、管理に必要な情報、今後の更新に必要な資料、困った時の連絡先を用途ごとに確認すると、公開後に必要なものを探しやすくなります。受け取るものの名称だけでなく、誰が保管し、誰が確認できるかまで決めておきましょう。

納品物は、公開後に確認できる状態を作るもの

納品時に大切なのは、受け取った資料を並べることではなく、自社で公開内容と管理の状況を確認できる状態にすることです。公開後に更新する人、連絡を受ける人、担当が変わる時に引き継ぐ人が、それぞれ必要な情報へたどり着けるかを考えます。

この表は、サービス固有の納品内容を決めるものではありません。公開・管理・更新・連絡という用途から、自社で受領確認を行うための整理表です。

サイト本体と管理情報を分ける

公開中のページそのものと、更新や管理のために確認する情報は、用途が異なります。どのページが公開対象か、どこで管理するか、誰が相談先かを一つの場所で確認できるようにします。管理に関する情報は、担当個人の記憶やメールだけに残さず、社内で確認できる保管場所を決めてください。ログイン情報を一覧へ直接書かず、保管方法と復旧時の確認先を分けることも重要です。

サイト本体と管理情報は、同じ場所にまとめるだけでなく、誰が何のために使うものかを分けて保管します。公開中のページを確認する情報、更新に必要な情報、契約や連絡に関する情報では、必要な閲覧者も異なります。受け取った時点で一覧にし、不足しているものは公開後まで放置せず確認先を決めます。

サイト本体と管理情報を受け取った時は、必要な人が開けるかを実際に確認し、ファイル名だけで内容や使い方を判断しないようにします。

サイト本体と管理情報を分ける時は、公開中の内容を確認するためのものと、変更や復旧に必要なものを同じ扱いにしません。受け取った人が何のために使う資料かを理解できるよう、保管場所と閲覧者を整理します。公開後に担当が変わることも前提に、一覧と確認手順を一緒に残すことが大切です。

資料と連絡先を分けて保管する

「原稿」や「写真」は、公開済みのものと元の素材を区別し、どのページで使っているかを分かるようにします。会社案内のパンフレットや「名刺」など、今後の更新で参照する資料も同じ場所へ集めると探しやすくなります。連絡先は、制作会社、ドメイン管理、計測ツールなど対象別にし、担当者が変わっても見直せる状態にしましょう。

資料と連絡先は、担当者の個人の受信箱だけに残すと、交代時に探せなくなることがあります。共有する資料の保管場所、内容を確認できる人、更新を知らせる窓口を決めます。古い版をすぐに使わないよう、現在の資料と確認日が分かる管理にし、再利用の時にも根拠をたどれるようにします。

資料と連絡先の保管では、最新版を見分ける方法と、古い資料を参照する必要がある時の扱いを決め、誤って以前の案内を使わないようにします。

受け取り時に確認したい四分類

受領確認では、何をもらったかを箇条書きにするだけでなく、それがどの場面で必要かを考えます。公開内容、更新に必要な情報、アカウントと復旧先、相談窓口という四分類にすると、後から不足に気付きやすくなります。

公開内容と更新に必要な情報

公開ページのURL、掲載している会社情報、料金、問い合わせ先を実際に確認します。更新を予定しているページがあれば、どの資料をもとに誰が原稿を確認するかも決めます。納品時の確認は、ホームページ制作の要件定義やホームページ制作の検収で決めた内容と照合すると、抜けを見つけやすくなります。

公開内容と更新に必要な情報として、ページ一覧、掲載中の文章や素材の確認先、更新依頼の手順を受け取れる状態にします。ファイル名だけで内容が分からない場合は、どのページに関係するかを添えます。更新できることを前提にせず、どの変更を誰が確認するかまで共有すると、公開後の迷いを減らせます。

更新に必要な情報は、公開内容だけでなく、変更を依頼する手順や確認する資料も含め、担当が変わっても作業を始められる形にします。

アカウントと復旧先の情報

ドメイン、公開環境、計測、検索管理などで使うアカウントは、所有者、管理者、復旧先、保管場所を分けて記録します。パスワードや認証情報を納品一覧に転載せず、必要な人が安全な社内の保管方法で確認できるようにします。個人のメールアドレスだけに管理を集中させないことも、担当交代時の確認につながります。

アカウントと復旧先の情報は、利用するサービスごとに、所有者、管理者、連絡先を分けて確認します。パスワードそのものを広く記録するのではなく、復旧方法や権限を確認できる担当を明らかにします。担当が変わった時に必要な連絡先や確認手順を見直し、使われなくなった権限が残らないようにします。

アカウントと復旧先を確認する時は、所有者と日常の利用者を区別し、復旧を試す必要が生じた時に誰が判断するかを残します。

引継ぎで困らない残し方

納品物は、受け取った時点で確認して終わりではありません。保管場所、閲覧できる人、更新時に直す資料を決め、担当が変わる時に見直します。情報を一箇所に集めすぎず、何がどこにあるかを説明できる状態を作りましょう。

保管場所と閲覧者を決める

公開内容の一覧、素材、管理台帳、連絡先は、用途ごとに保管場所を決めます。誰でも編集できる状態にすると、誤った更新に気付きにくくなることがあります。閲覧できる人、更新する人、最終確認する人を分け、必要に応じて定期的に見直してください。

保管場所と閲覧者を決める時は、必要な人が必要な資料へ到達できるかを確認します。全員に同じ閲覧権限を渡すより、公開内容の確認、運用の更新、契約の確認など、目的に合わせて分けます。保管先の案内を一度実際にたどり、リンク切れや個人依存がないかを引継ぎ前に確かめます。

保管場所の案内は、リンク先が実際に使えるか、閲覧者が必要な資料だけに到達できるかを定期的に確認して維持します。

変更があった時の更新担当を決める

会社情報や担当者、料金、公開環境に変更があった時は、どの資料とページを更新するかを確認します。納品一覧自体も古くなるため、変更日と確認者を残して更新します。制作会社を変更する場合の確認事項は、ホームページ制作会社変更のチェックリストも参考になります。

変更があった時の更新担当は、制作時の担当者名だけで終わらせず、現在の窓口と代替の確認者を含めて残します。連絡先、掲載内容、権限の変更は別々に見えても、同じページの案内に影響することがあります。変更日、対象、反映を確認した人を記録し、次の見直しにつなげます。

変更担当を決めた後も、連絡先や権限が変わった時に台帳と公開情報を一緒に更新し、引継ぎの記録を古くしないようにします。

よくある質問

何を受け取れば十分ですか

自社で公開内容、管理者、更新に使う資料、相談先を確認できる状態を目標にします。必要なものは制作範囲によって異なるため、用途と確認者で分けて、個別の取り決めと照合してください。

アカウント情報は誰が持つべきですか

一人だけに閉じず、所有者、管理者、復旧先、保管方法を社内で決めます。認証情報そのものをむやみに共有せず、担当交代時に確認できる管理方法を用意してください。

納品物の形式が分からない時はどうしますか

必要な形式や受け取り方は、制作範囲や公開後の運用によって異なります。何を誰が管理するのかを確認し、受け取る前に不明点を一覧にして相談してください。

「HP制作HUB」でできること

• 制作から公開後の管理まで、月額にまとめる
• ご相談から公開まで、まるごとおまかせ
• 運用に必要な機能を標準で搭載
• 公開後のサーバー管理と、プランに応じた更新対応

「HP制作HUB」について詳しく見る→

まとめ

納品物は、公開・管理・更新・連絡の用途で分け、保管場所と確認者まで決めると公開後の引継ぎに備えられます。納品・公開後の確認範囲を相談したい場合は、HP制作HUBへのお問い合わせまたは制作の流れをご確認ください。